Oggi vogliamo approfondire il tema dei processi telematici, con particolare riferimento al processo civile telematico (PCT). Si tratta del sistema di servizi informatici destinato a sostituire la maggior parte delle operazioni di cancelleria, di deposito e notifica degli atti giudiziari ed è disciplinato da una serie di atti normativi tra cui il  D.P.R. n. 123/2001 .

Processi telematici, come si svolgono e come funzionano

Le principali funzionalità offerte dal Processo Civile Telematico riguardano fondamentalmente quattro macro-aree: le consultazioni, le comunicazioni e notificazioni telematiche, i pagamenti telematici e il deposito degli atti giudiziari.

Con riguardo alla prima macro-area, va ricordato che i processi telematici e nella fattispecie il PCT, consentono la consultazione telematica delle informazioni concernenti i procedimenti civili presso un ufficio giudiziario, permettendo di conoscere, in tempo reale, lo stato e l’iter del procedimento (consultazione dei registri di cancelleria) e il contenuto documentale del fascicolo processuale in formato elettronico.

L’accesso è soggetto ai vincoli definiti dalla normativa attraverso la definizione di stringenti regole per la visibilità delle informazioni in funzione del ruolo svolto dall’utente nell’ambito del procedimento. A tal proposito, fondamentale è la distinzione tra un’area riservata e una pubblica. L’area riservata è accessibile da parte di quegli utenti c.d. “qualificati” (avvocati, praticanti, magistrati, cancellieri, ecc.) che, previa identificazione “forte” effettuata tramite token crittografico (chiavetta usb, smart card, ecc.) rilasciato da una P.A. centrale o locale o da un certificatore accreditato al rilascio della firma digitale, possono per l’appunto accedere ai servizi riservati. Tali utenti, dopo l’autenticazione da remoto, potranno consultare lo stato di un procedimento, avere accesso ai dati di registri di cancelleria e agli atti del fascicolo in formato elettronico (una volta trasmessi in modalità telematica o acquisiti dalle varie cancellerie).

Per i cittadini e gli utenti è prevista invece un’area pubblica, accessibile senza necessità di autenticazione secondo modalità di consultazione anonima e parziale, inerente i soli dati di gestione dell’iter processuale e le informazioni contenute nei registri di cancelleria, mostrando però in formato oscurato tutte le informazioni relative ai dati anagrafici delle parti processuali e dei loro difensori e i dettagli del fascicolo dai quali è possibile risalire alle informazioni di carattere personale e riservato.

In merito alle comunicazioni di cancelleria, i processi telematici permettono agli uffici giudiziari di comunicare gli eventi prescritti dalla legge o dal giudice (agli avvocati, agli ausiliari del giudice, ecc.) con l’uso della Posta Elettronica Certificata del soggetto destinatario. Per poter ricevere le comunicazioni o notificazioni via pec il destinatario (soggetto abilitato esterno) dovrà essere censito nel registro generale dei indirizzi elettronici (RegindE), avere indirizzo pec e certificato di autenticazione per accedere all’area riservata del portale dei servizi telematici. A conferma della consegna, dopo l’invio della pec, l’ufficio giudiziario mittente dovrà ricevere l’apposita “ricevuta di avvenuta consegna”, con data e ora che definiscono il momento in cui la comunicazione è perfezionata, attestando, quindi, che il contenuto è stato portato a conoscenza del destinatario.

Analogamente alle comunicazioni, anche le notificazioni degli atti civili, amministrativi e stragiudiziali da parte degli avvocati e dei procuratori legali, consentite dall’art. 3-bis della l. n. 53/1994, si effettuano a mezzo pec, senza necessità della richiesta di autorizzazione al proprio Consiglio dell’Ordine (eliminata dall’art. 46 d.l. 90/2014). Secondo le specifiche tecniche di cui all’art. 34 del d.m. n. 44/2011, contenute nel provvedimento 16 aprile 2014, la pec di notifica deve contenere nell’oggetto la dizione “notificazione ai sensi della l. n. 53/1994” e in allegato: l’atto da notificare in formato pdf, eventuale procura alle liti in formato pdf, la relazione di notifica, predisposta su documento informatico separato e sottoscritta con firma digitale.

Prima dell’invio della notifica a mezzo pec è bene richiedere la “ricevuta di avvenuta consegna di tipo completa” (cfr. art. 18, 6° comma, d.m. n. 44/2011) che consente al notificante la dimostrazione immediata di quanto inviato, con l’apertura della ricevuta (la quale riporterà, infatti, tutti i file notificati). La notifica si intende perfezionata nel momento in cui il sistema genera la ricevuta di accettazione (Rac) e al destinatario viene inviata l’apposita ricevuta di avvenuta consegna (RdAC). L’atto notificato, unitamente alla Rac e alla RdAC vanno inserite a cura del notificante nella busta telematica contenente il deposito da inviare alla cancelleria (ex art. 19-bis, comma 5, provvedimento 16.4.2014). Le specifiche tecniche del 16 aprile 2014 sono state recentemente modificate da un nuovo provvedimento del responsabile dei sistemi informativi automatizzati del ministero della giustizia del 28 dicembre 2015. In sostanza, con tale provvedimento si rende necessario a tal fine inserire l’attestazione in un documento in formato pdf che descriva chiaramente quale sia il documento di cui si sta attestando la conformità e indichi precisamente il nome del relativo file. Il pdf va quindi sottoscritto con firma digitale o elettronica qualificata e inserito, unitamente al documento autenticato, nella busta telematica o nel messaggio pec, a seconda che si debba provvedere a un deposito o a una notifica.

Attraverso i processi telematici, inoltre, è possibile eseguire in modalità telematica (previa autenticazione e utilizzo delle funzionalità messe a disposizione dal Pda o tramite portale servizi telematici) i pagamenti relativi alle spese di giustizia, ai diritti e al contributo unificato, con valore liberatorio per il soggetto a nome del quale il pagamento è stato effettuato. Il versamento può essere eseguito tramite strumenti del circuito bancario o postale (con bonifico bancario intestato alla Tesoreria dello Stato, addebito su conto corrente postale, ecc.) e per poter procedere al pagamento telematico occorrono le seguenti informazioni: ufficio giudiziario, causale del pagamento, importo da versare, coordinate bancarie o postali, indicazione del soggetto pagante (chi esegue materialmente il versamento) e del soggetto versante (il soggetto effettivamente debitore nei confronti della P.A.).

Una volta effettuata l’operazione, il sistema rilascia ricevuta di avvenuto versamento (RT, ricevuta telematica), firmata digitalmente dal prestatore del servizio di pagamento e contenente identificativo univoco di pagamento, che consente di individuare in modo certo il pagamento eseguito, l’esito dello stesso, la causale e l’istituto attestante l’avvenuto pagamento.

Il “deposito telematico”, infine, è decisamente la funzionalità più importante del PCT perchè consente l’invio, tramite strumenti informatici e via Pec, degli atti processuali e dei documenti sottoscritti con firma digitale:

A partire dal 31 dicembre 2014, la forma telematica è diventata l’unica possibile, indipendentemente dalla data di avvio dei procedimenti, per il deposito di tutti gli atti processuali (e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite) indicati dall’art. 16-bis del d.l. n. 179/2012, oltre ai ricorsi per decreto ingiuntivo, e non saranno più accettati quelli cartacei.

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